Vous souhaitez organiser un événement associatif et vous vous demandez comment procéder ? Nous vous donnons les informations à connaître.
Faut-il faire une déclaration et/ou demande d'autorisation préalable ?
Vous devez faire une déclaration et/ou une demande d’autorisation – la déclaration doit être faite au moins 3 jours ouvrés et au maximum 15 jours ouvrés avant la date de l’événement – si vous vous trouvez dans l’un des cas suivants :
- Vous organisez une manifestation, un défilé ou un rassemblement sur la voie publique
- Vous organisez une manifestation sportive sur la voie publique : chronométrée / non chronométrée
- Vous souhaitez diffuser de la musique lors d’une manifestation
- Vous souhaitez tenir une buvette ou un bar
- Vous embauchez un salarié via le chèque emploi-associatif (CEA) ou occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle via le guichet unique du spectacle occasionnel (Guso)
Vous devez effectuer des démarches spécifiques si vous organisez l’une des activités suivantes :
Comment pouvez-vous financer la manifestation ?
Vous pouvez trouver des financements de différentes façons :
- En demandant une participation aux frais auprès de ceux qui souhaitent se rendre à votre événement
- En utilisant le budget général de l’association
- En faisant un appel aux dons : reçu – dépôt
- En demandant une subvention auprès d’une administration (mairie, conseil départemental ou régional, …), d’un établissement public ou d’un autre organisme chargé de la gestion d’un service public administratif
- En demandant aux bénévoles d’abandonner le remboursement de leurs frais contre un avantage fiscal (réduction d’impôt pour don)
Faut-il souscrire des assurances responsabilité civile et pénale ?
Vous devez souscrire toutes les garanties d’assurance utiles pour couvrir les éventuels dommages et accidents qui pourraient se produire au cours de l’événement.
Les manifestations font, le plus souvent, l’objet d’un contrat spécifique. Elles ne sont pas couvertes par le contrat d’assurance habituel de l’association.